Universidade Federal do Ceará
Pró-Reitoria de Planejamento e Administração

A Universidade Federal do Ceará promulgou, no dia 27 de junho, após deliberação do Conselho Universitário (CONSUNI), a política arquivística da Instituição. A resolução, que detalha os objetivos e as diretrizes da política, foi assinada no último dia 3, pelo reitor Cândido Albuquerque. 

Estabelecendo objetivos, diretrizes e responsabilidades, a política arquivística visa assegurar a gestão, o acesso e a preservação dos documentos produzidos ou recebidos pela UFC em decorrência de suas atividades administrativas e acadêmicas.

A resolução define diretrizes para a gestão e preservação de documentos analógicos e digitais na Universidade, bem como as medidas relacionadas ao acesso à informação (Foto: Viktor Braga/UFC Informa)

A Profª Virgínia Bentes, presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) da UFC, e que atou na elaboração da política, explica a importância do documento para a eficiência administrativa. “Uma política de arquivos em qualquer instituição traz mais segurança, tanto para as pessoas envolvidas diretamente com a gestão desses documentos como para os próprios gestores, posto que a preservação do patrimônio arquivístico da instituição garante o acesso às informações a quem de direito. A racionalização da gestão de documentos contribuirá para a tomada de decisões e no atendimento aos organismos fiscalizadores”, afirma.

Disponível para consulta no Portal da UFC, a resolução define diretrizes para a gestão e preservação de documentos analógicos e digitais na Universidade, bem como as medidas relacionadas ao acesso à informação de interesse público e à promoção da cultura da transparência. Entre os dispositivos aprovados na resolução está ainda a instalação de um arquivo central, como órgão do Sistema de Arquivos da UFC. 

Ressalta o pró-reitor de Planejamento e Administração, Prof. Almir Bittencourt, relator da proposta no CONSUNI, que a implantação de uma política arquivística, medida constante no Plano de Desenvolvimento Institucional 2023-2027, é o primeiro passo para a instalação do arquivo central. “Fizemos várias reuniões e surgiu a ideia de, antes de imaginarmos um arquivo central, ter uma política arquivística, ou seja, classificar os documentos de forma adequada, aqueles documentos que devem ser efetivamente arquivados, guardados, aqueles que devem ser destruídos, para não acumular excesso de papel e documentos desnecessários na Instituição”, declara.

Segundo o pró-reitor, poucas instituições brasileiras dispõem atualmente de uma política arquivística, prática necessária para a redução de custos e melhoria nos processos administrativos. “Uma instituição do porte da UFC tem que ter, necessariamente, uma política arquivística para gerir de modo adequado e tecnicamente correto a documentação a ser arquivada. Isso facilita a vida de todo mundo”, avalia. 

Mais informações podem ser conferidas na íntegra do documento, disponível na seção de resoluções do Conselho Universitário, no Portal da UFC.

Notícia original publicada em https://www.ufc.br/noticias/17959-para-assegurar-gestao-e-preservacao-de-documentos-ufc-publica-resolucao-institucional-sobre-politica-arquivistica